Sparnaðarleiðir og sóknarfæri með nýtingu viðskipta- og greindarlausna

Er róðurinn að þyngjast?

Íslensk fyrirtæki hafa ekki farið varhluta af aukinni óvissu í starfsumhverfi sínu. Eftirspurn og neysla hafa dregist saman, fjölmiðlar mála dökka mynd af þróun ástandsins og fyrirtæki eiga erfiðara um vik með að fjármagna rekstur sinn. Samdráttur í sölu, minnkandi framlegð og versnandi lausafjárstaða skapa aðstæður sem reynir á hæfni og getu stjórnenda til að taka skjótar og markvissar ákvarðanir.

Viðbragðsflýtir og sveigjanleiki eru lykilorðin í rekstri í dag. Til að fyrirtæki geti brugðist hratt við þurfa þau greiðan aðgang að upplýsingum um rekstur sinn. En það er ekki nóg að hafa einvörðungu aðgang að upplýsingum. Framsetning þeirra verður að vera með þeim hætti að notendur þeirra geti nýtt þær til að öðlast góða yfirsýn yfir málin og tekið upplýstar ákvarðanir. Markviss notkun upplýsinga getur hjálpað stjórnendum að koma auga á hvar hagræða megi í rekstrinum og greina sóknarfæri til að auka sölu. Síðast en ekki síst getur rétt greining upplýsinga aðstoðað stjórnendur við að auka hreint veltufé úr rekstri með tilteknum aðgerðum.

Ávinningur góðra upplýsinga

Stjórnendur verja nú stórum hluta tíma síns í að leita leiða til að skera niður rekstrarkostnað og finna hagkvæmari leiðir til að reka fyrirtæki. Gjarnan er byrjað á sýnilegum þáttum. Fjárfestingum er slegið á frest og dregið er úr ýmsum kostnaði, eins og þeim sem snýr að skrifstofu og stjórnun. Dugi það ekki til er einnig oft dregið úr launakostnaði með fækkun starfsfólks. Þótt ofangreindar aðgerðir geti oft skilað árangri og aukið hagkvæmni þá eiga þessar hagræðingarleiðir það sammerkt að verið er að ráðast á sýnilegan hluta kostnaðar og framtíðarútgjalda, þ.e. auðveldustu viðfangsefnin.

Í fyrirtækjarekstri liggur oft töluverður dulinn kostnaður í brothættum vinnuferlum, skorti á yfirsýn og ónógu aðgengi að upplýsingum. Ofangreindir þættir geta svo leitt til þess að slæmar ákvarðanir eru teknar sem leiða af sér kostnað og óhagræði. En einmitt af því að kostnaðurinn er dulinn þá getur verið erfitt að slá máli á hver hann raunverulega er, staðsetja tengd vandamál sem ýta undir kostnaðinn og uppræta slæmar venjur, siði og hátterni sem leiða af sér vandamál. Það á jafnt við í fyrirtækjarekstri og í öðrum viðfangsefnum: það sem er erfitt að fást við er oft látið liggja milli hluta.

Rétt notkun upplýsingatækni gegnir hér stóru hlutverki og þá einkum viðskipta- og greindarlausnir (e. Business Intelligence Systems). En getur ávinningur af nýtingu viðskipta- og greindarlausna verið mikill á óvissutímum? Hér verður stuttlega vikið að því hvernig stuðla megi að raunverulegum árangri í rekstri og leita markvisst svara við áleitnum spurningum með beitingu slíkra tóla.

# Styðja innviðir og ferlar við markvissa stjórnun?

Til að aðlaga rekstur fyrirtækja að breytingum í starfsumhverfi er oft þörf á að endurskoða ferla og innviði. Aðgengi að góðum upplýsingum geta aðstoðað við að greina hvar gera megi betur. Sem dæmi þá geta öflugir mælikvarðar um skilvirkni birgðastjórnunar, aldursgreiningu birgða og kostnað við birgðahald getur gefið skýrar vísbendingar um hvort kostnaður sé að safnast upp í birgðahaldi og hvort draga megi úr fjárbindingu vegna lagers með söluhvetjandi aðgerðum og/eða breyttum áherslum í innkaupum og framleiðslu.

Ítarlegar söluupplýsingar þar sem greina má framlegð á vörum og viðskiptavinum geta gefið nákvæmar upplýsingar um hvaða vörur seljast mest, framlegð þeirra og hverjir kaupa. Jafnframt má greina göt í
vöruvali viðskiptavina og sjá þar með sölutækifæri senm ellegar væri erfitt að greina beint í upplýsingakerfum fyrirtækja.

Með markvissri beitingu viðskipta- og greindarlausa má leita svara við spurningum á borð við:

• Hvaða vörur hreyfast mest / minnst?
• Hvað er fjárbinding í birgðum að kosta?
• Hver er aldurssamsetning birgða (m.v. síðustu innkaup / síðustu hreyfingu)?
• Hver er arðsemi fjármagns bundið í birgðum?
• Hver er vörusalan og vöruframlegð á vöruflokk/vöru?
• Hvaða afslætti erum við að veita og til hverra?
• Hvernig er salan að þróast miðað við áætlanir?
• Hvernig er kostnaður að þróast?
• Hver er arðsemi af rekstrinum (EBIT, EBITDA)? Af eigin fé?
• Hver er biðtími útistandandi krafna? Hver eru veltuhraði birgða?
• Hver er skuldsetning fyrirtækisins, miðað við eignir? Miðað við skuldir og eigið fé?
  

# Flækjustig

Rekstur flestra stærri fyrirtækja er með þannig flækjustig að einstakir stjórnendur eiga erfitt með að hafa yfirsýn alla þætti hans. Með aðstoð öflugra viðskipta- og greindarlausna verður það gerlegra. Einstaklingar sem nýta sér upplýsingatæknina sér í vil búa sér til meiri tíma til að rækja hlutverk sitt betur og koma meiru í verk.

# Sérstök tölvuþekking ekki nauðsynleg

Tæknin er orðin þannig að flestar viðskiptalausnir hafa notendavænt (vef)viðmót þannig að notendur geta á stuttum tíma náð leikni í notkun slíkra lausna. Með því að útbúa tiltölulega fá sniðmát fyrir staðlaðar skýrslur verður upplýsingavinnsla innan fyrirtækja á allan hátt skilvirkari. Það er ekki nauðsynlegt að hafa sérstaka tölvuþekkingu. Stutt notendanámskeið dugar fullkomlega til að gera notendur sjálfbjarga.

# Minni fjárfesting en þú heldur!

Mörg fyrirtæki á Íslandi hafa þegar fjárfest í búnaði sem þarf til að setja upp öflugt greindarlausnaumhverfi. Þorri íslenskra fyrirtækja hefur þegar keypt Microsoft búnað sem samanstendur af viðskiptakerfi (m.a. Microsoft Dynamics AX eða NAV, SQL gagnagrunni, Sharepoint vefgátt og ýmsum notendakerfum (Microsoft Office með Word, Excel, o.fl.). Þeirri fjárfestingu fylgja flest tilskilin leyfi sem til þarf til að komast af stað með að nota Microsoft BI lausnir.

Sú margvíða greining sem s.k. OLAP teningar Microsoft bjóða upp á gerir notendum kleift að fá innsýn í gögn á hraðan, skilvirkan og gagnvirkan hátt. Teningarnir eru birtingarform greininga sem endurspegla skilning stjórnenda á rekstrinum. Á grundvelli teningana má útbúa skýrslur og mælaborðssýnir sem draga enn betur fram kjarnaatriðin í rekstri fyrirtækja.

Microsoft er eitt af leiðandi fyrirtækjum á sviði greindarlausna á markaðnum í dag.

Höfundur: Art Schalk hugbúnaðarráðgjafi hjá Annata hf., art@annata.is.